Quy định về công chứng văn bản thỏa thuận phân chia tài sản

1. Những người thừa kế theo pháp luật hoặc theo di chúc mà trong di chúc không xác định rõ phần di sản được hưởng của từng người thì họ có quyền yêu cầu công chứng văn bản thoả thuận phân chia di sản.

Trong văn bản thoả thuận phân chia di sản, người được hưởng di sản có thể tặng cho toàn bộ hoặc một phần quyền hưởng di sản của mình cho người thừa kế khác.

2. Trong trường hợp di sản là quyền sử dụng đất hoặc tài sản pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu thì người yêu cầu công chứng phải xuất trình giấy tờ để chứng minh quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản của người để lại di sản đó.

Trong trường hợp thừa kế theo pháp luật, người yêu cầu công chứng còn phải xuất trình giấy tờ chứng minh quan hệ giữa người để lại di sản và người được hưởng di sản theo quy định của pháp luật về thừa kế.

Trong trường hợp thừa kế theo di chúc, người yêu cầu công chứng còn phải xuất trình di chúc.

3. Công chứng viên phải kiểm tra để xác định người để lại di sản đúng là người có quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản và những người yêu cầu công chứng đúng là người được hưởng di sản; nếu thấy chưa rõ hoặc có căn cứ cho rằng việc để lại di sản và hưởng di sản là không đúng pháp luật thì từ chối yêu cầu công chứng hoặc theo đề nghị của người yêu cầu công chứng, công chứng viên tiến hành xác minh.

4. Văn bản thoả thuận phân chia di sản đã được công chứng là một trong các căn cứ để cơ quan nhà nước có thẩm quyền đăng ký việc chuyển quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản cho người được hưởng di sản.

Phân biệt giữa công chứng và chứng thực

2 khái niệm công chứng và chứng thực mặc dù rất phổ biến và hiện hữu ở hầu hết các lĩnh vực trong đời sống. Thế nhưng vẫn còn nhiều bạn có thắc mắc về những điểm khác nhau cơ bản của 2 hình thức này.
Đặc biệt, các thông tin hiện có trên mạng chưa cập nhật được thay đổi mới nhất về quy định của 2 hình thức này, Luật Công Chứng 2014 và Nghị Định 23/2015/NĐ-CP Về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch, đều có hiệu lực từ tháng 1/2015.

Sau đây Ezlaw sẽ đưa ra một vài những điểm khác nhau cơ bản để giúp các bạn hiểu rõ hơn khi nào phải sử dụng công chứng và khi nào sử dụng chứng thực.

KHÁI NIỆM

Công chứng là việc chứng nhận tính xác thực, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của những văn bản mà luật pháp yêu cầu phải có công chứng hoặc do cá nhân/tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng, kể cả những văn bản được dịch từ tiếng việt sang tiếng nước ngoài hoặc ngược lại.
Điều 2 Luật Công chứng số 53/2014/QH13

Và việc công chứng phải do công chứng viên là người có đủ tiêu chuẩn theo quy định của Luật này, được bổ nhiệm để hành nghề.
Điều 8 Luật Công chứng số 53/2014/QH13
*Lưu ý: bản dịch các văn bản công chứng phải được dịch bởi cộng tác viên của các văn phòng công chứng để đảm bảo tính hợp pháp và chính xác của nội dung công chứng.

Chứng thực là việc cơ quan có thẩm quyền căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính, hoặc chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản là chữ ký của người đã yêu cầu chứng thực. Có 4 loại chứng thực:

1. "Cấp bản sao từ sổ gốc"
2. "Chứng thực bản sao từ bản chính"
3.  "Chứng thực chữ ký"
4. "Chứng thực hợp đồng, giao dịch"

Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP

CÁC LOẠI VĂN BẢN

Công chứng:
Những hợp đồng, giao dịch có liên quan tới nhà đất như việc chuyển nhượng đất, mua bán hay cho thuê nhà ở là những văn bản pháp luật yêu cầu phải có công chứng mới được công nhận giá trị pháp lý.

Chứng thực:

Những văn bản không thuộc danh sách những văn bản bị cấm tại điều 22 của Nghị Định đều có thể được chứng thực sao y bản chính. Với việc chứng thực chữ ký, CMND và Hộ Chiếu có chữ ký xuất trình phải là thật, văn bản không thuộc loại văn bản bị cấm (Khoản 4 Điều 22 và Khoản 4 Điều 25)

THẨM QUYỀN

Công chứng: có 2 hình thức
Phòng công chứng do Uỷ ban tỉnh quyết định thành lập, là đơn vị sự nghiệp thuộc Sở Tư pháp, có trụ sở, con dấu và tài khoản riêng. Người đại diện theo pháp luật là Trưởng phòng, phải là công chứng viên và do Chủ tịch Uỷ ban tỉnh bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức
Văn phòng công chứng do công chứng viên thành lập, được tổ chức và hoạt động theo loại hình doanh nghiệp tư nhân. Văn phòng công chứng do hai công chứng viên trở lên thành lập được tổ chức và hoạt động theo loại hình công ty hợp danh.
Chứng thực: Điều 5, Nghị Định 23/2015/NĐ-CP
Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh có thể chứng thực:

• bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam và nước ngoài,
• chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản hoặc chữ ký người dịch văn bản đó;
• chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản/di sản.

Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn có thể chứng thực:

• bản sao từ bản chính các văn bản bằng tiếng việt hoặc được cấp/chứng nhận bởi các cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam,
• chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt (không chứng thực được chữ ký người dịch),
• chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản/quyền sử dụng đất/giao dịch về nhà ở/di chúc.

Cơ quan ngoại giao, lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài có thể chứng thực:

• bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt và tiếng nước ngoài,
• chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt hoặc tiếng nước ngoài;
• chữ ký người dịch trong các bản dịch.

Ngoài ra, công chứng viên cũng có thể thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký tương đương thẩm quyền của Phòng Tư pháp, trừ việc công chứng bản dịch phải được thực hiện theo quy định của Luật công chứng.

*Lưu ý: Thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu chứng thực.

GIÁ TRỊ PHÁP LÝ

Qua những thông tin trên, chúng ta thấy rõ công chứng bảo đảm nội dung của một hợp đồng, một giao dịch – công chứng viên chịu trách nhiệm về tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch đó và qua việc bảo đảm tính hợp pháp để giảm thiểu rủi ro. Còn chứng thực chỉ thực hiện đối với bản sao, đối với chữ ký trong các giấy tờ của người yêu cầu hay chứng thực sự việc và người chứng nhận không đề cập đến nội dung.

Công chứng hợp đồng, giao dịch do cơ quan bổ trợ tư pháp (cụ thể là: Phòng Công chứng và Văn phòng Công chứng) thực hiện. Còn chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký do cơ quan hành chính Nhà nước (UBND cấp xã, Phòng Tư pháp cấp huyện) thực hiện.

Các văn bản cần phải có công chứng

*Lưu ý: một số quy định tại đây đã thay đổi so với thời điểm bài được viết.

Công chứng là một thao tác cần có đối với một số loại giao dịch để những hợp đồng, văn bản thể hiện các giao dịch đó, để được công nhận tính pháp lý và tăng giá trị thi thành đối với các bên tham gia hợp đồng theo quy định của pháp luật.

Theo quy định hiện hành của pháp luật, thì những hợp đồng dưới đây bắt buộc phải được cơ quan có thẩm quyền công chứng, chứng thực

Như vậy, các giao dịch có liên quan tới nhà đất hầu như đều phải có công chứng để công nhận tính pháp lý của các hợp đồng, văn bản đó. Ngoài ra, các bạn cũng có thể yêu cầu công chứng những văn bản, hợp đồng mang tính chất xác nhận sự sở hữu đối với tài sản, quyền sử dụng hoặc những văn bản uỷ quyền.

Công chứng, chứng thực khác nhau thế nào?

Khoản 1 Điều 2 Luật công chứng 2014 quy định: "Công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản (sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch); tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt (sau đây gọi là bản dịch) mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng".

Theo Điều 2 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/2/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch: "Chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính; Chứng thực hợp đồng, giao dịch là việc cơ quan có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này chứng thực về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch…".

Theo các quy định vừa trích dẫn ở trên, có thể thấy công chứng và chứng thực có một số điểm khác biệt cơ bản như sau:

– Về thẩm quyền thực hiện công chứng, chứng thực: Công chứng hợp đồng, giao dịch do cơ quan bổ trợ tư pháp cụ thể là Phòng Công chứng và Văn phòng Công chứng thực hiện. Còn chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký do UBND cấp xã, Phòng Tư pháp cấp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh thực hiện.

Bạn cần lưu ý công chứng viên cũng có thẩm quyền chứng thực. Theo Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP: "Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận" và "Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ ký người dịch", ký chứng thực và đóng dấu của Phòng công chứng, Văn phòng công chứng.

– Chứng thực chỉ thực hiện đối với bản sao, đối với chữ ký trong các giấy tờ của người yêu cầu hay chứng thực sự việc và người chứng nhận không đề cập đến nội dung. Trong khi đó công chứng bảo đảm nội dung của một hợp đồng, một giao dịch, công chứng viên chịu trách nhiệm về tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch đó.

Hiện tại pháp luật không quy định hợp đồng, giao dịch được chứng thực hoặc được công chứng cái nào có giá trị pháp lý cao hơn. Do đó người dân có thể lựa chọn giữa công chứng hoặc chứng thực. Thực tế cho thấy các hợp đồng, giao dịch được công chứng sẽ được đảm tính hợp pháp và giảm thiểu được nhiều rủi ro hơn.

Một số loại hợp đồng, giao dịch bắt buộc phải công chứng hoặc chứng thực:

– Hợp đồng mua bán nhà ở (Điều 450 Bộ luật Dân sự 2005); Việc mua bán bất động sản bán đấu giá (Điều 459); Hợp đồng trao đổi tài sản (Điều 463).

– Trường hợp mua bán, tặng cho, đổi, góp vốn, thế chấp nhà ở, chuyển nhượng hợp đồng mua bán nhà ở thương mại thì phải thực hiện công chứng, chứng thực hợp đồng, trừ trường hợp tổ chức tặng cho nhà tình nghĩa, nhà tình thương; mua bán, cho thuê mua nhà ở thuộc sở hữu nhà nước; mua bán, cho thuê mua nhà ở xã hội, nhà ở phục vụ tái định cư; góp vốn bằng nhà ở mà có một bên là tổ chức; cho thuê, cho mượn, cho ở nhờ, ủy quyền quản lý nhà ở thì không bắt buộc phải công chứng, chứng thực hợp đồng.

– Văn bản về thừa kế quyền sử dụng đất, quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất; Hợp đồng chuyển nhượng, tặng cho, thế chấp, góp vốn bằng quyền sử dụng đất, quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất phải được công chứng hoặc chứng thực (Điều 167 Luật đất đai 2013)…

Luật sư, Thạc sĩ Phạm Thanh Bình
Công ty Luật Bảo Ngọc, Hà Nội